Qué cargar en la memoria de un cliente (y qué no)

La memoria de un cliente rinde por lo que le cargas, no por cuánto. Cada dato que Dashbo guarda sale de tu material, con su cita textual: un buen documento le da a tu IA contexto real, y uno de relleno sólo suma cosas que después alguien tiene que revisar o sacar. Esta guía sirve para decidir qué cargar y para explicárselo a tu equipo.

Dónde y cómo se sube cada cosa está en Suma memoria a un cliente.

Lo que más suma

Son los seis tipos que te muestra Ver qué material sirve, arriba de todo en Alimenta, en el AI Booster del cliente:

1. Las reuniones con el cliente. Es el material más rico: ahí aparece qué prioriza, qué le preocupa, qué se acordó, qué se descartó y quién decide. La reunión de arranque y las de seguimiento importantes son las que más rinden. Sube la transcripción tal cual: no hace falta limpiarla ni resumirla.
2. El brief de alta o kickoff. El contexto del negocio, los objetivos, las restricciones y con quién hay que hablar.
3. La propuesta o el acuerdo de alcance. Qué se prometió y con qué límites: los servicios, los entregables, los plazos.
4. El plan de marketing u objetivos anuales. Las metas del año. Con eso tu IA responde no sólo «cómo venimos», sino «cómo venimos contra lo que nos propusimos».
5. La buyer persona o el público objetivo. A quién le vende tu cliente. Sin eso, tu IA analiza campañas sin saber para quién son.
6. El manual de marca, la parte escrita. El tono, el posicionamiento y lo que nunca se dice. Los logos y las paletas no le aportan a tu IA.

Si los tienes a mano, también suman las investigaciones o encuestas de audiencia y el catálogo, los precios o las preguntas frecuentes del producto.

Mucho de esto lo tiene tu cliente, no tu agencia. Pídeselo al arrancar: con lo que tenga alcanza, no hace falta que esté prolijo.

Hazlo un hábito: guarda lo que trabajas con tu IA

Buena parte del trabajo con un cliente ya pasa en el chat con tu IA: armar una campaña, pensar un público, entender por qué cayó una línea. Lo que sale de ahí vale tanto como una reunión, y si no se guarda, se pierde cuando cierras la conversación. Por eso conviene que sea un hábito de todo el equipo: cada sesión de trabajo que deja algo termina en la memoria del cliente.

Al terminar, pídele a tu IA: «Guarda un resumen de esta conversación en la memoria de Dashbo, con lo que decidimos, lo que aprendimos y lo que queda pendiente». Muchas veces te lo ofrece ella. El resumen pasa por el mismo proceso que una reunión, y la próxima vez que alguien de tu equipo trabaje ese cliente, su IA ya tiene en qué quedaron.

• Qué conviene que diga: las decisiones («desde el 20 de octubre probamos intereses de decoración en el conjunto nuevo»), los aprendizajes («en este cliente el público similar rindió peor que los intereses»), lo que quedó pendiente y las fechas.
• Las ideas que todavía se están pensando quedan en el resumen, que tu IA ve, pero no se vuelven un dato del cliente hasta que se deciden.
• No hace falta guardar cada charla, sólo las que dejaron algo. Tu IA arranca viendo los resúmenes más recientes de cada cliente: muchos resúmenes de trabajo pueden dejar fuera de su vista los de las reuniones importantes.

Qué tiene que tener un buen documento

De cada material, Dashbo saca lo que sigue valiendo del cliente: objetivos, contexto del negocio, restricciones, preferencias, decisiones, compromisos, interlocutores, riesgos y aprendizajes. Lo del momento (el número de un día, cambiar un anuncio, agendar la próxima reunión) no se guarda como dato. Para que encuentre lo que importa:

• Un solo cliente. Dashbo guarda lo que se dice de ese cliente. Lo que habla de tu agencia, de tu equipo o de otro cliente lo deja afuera o lo aparta como ruido. Si en una reunión interna repasan varios clientes, carga en cada uno sólo su parte.
• La fecha. Con la fecha, tu IA sabe qué es lo último que se dijo.
• Las cosas dichas con todas las letras. «Queremos 300 ventas por mes con un costo por venta de hasta 8.000 pesos, hasta diciembre» se guarda como un objetivo; «queremos crecer» no le dice nada a tu IA. Lo mismo con las restricciones («no pautar los domingos»), las decisiones («se pausa TikTok hasta marzo») y quién decide («los cambios de presupuesto los aprueba la gerente de marketing»).
• Texto antes que imagen. En un documento escrito, Dashbo comprueba que cada dato esté en el texto antes de dejarlo entrar solo. En una foto, una captura o un PDF escaneado no puede comprobarlo, así que más cosas te esperan en Revisa.
• Si algo cambió, que se note. «Desde noviembre el objetivo pasa a ser…». Dashbo lo compara con lo que ya sabía y te lo muestra en Revisa como Cambió, para que decidas si reemplaza al anterior.

Lo que no va a la memoria, y dónde va

• Los exports de métricas. Dashbo ya tiene esos números al día desde que conectas las cuentas: una planilla con métricas sería una foto vieja de algo que tu IA ya ve en vivo. Distinto es un informe con la lectura de tu equipo (qué se concluyó, qué se aprendió) o con datos que Dashbo no ve, como el CRM, las ventas offline o el embudo interno del cliente: ese sí suma, como Informe de resultados.
• El media plan. Tiene su propio lugar: Dashbo lee la planilla y te propone las líneas de seguimiento. Ver Sincroniza tu media plan con las líneas de seguimiento.
• El presupuesto y el objetivo del mes. Van en la línea de seguimiento: ahí Dashbo los vigila y te avisa si algo se desvía.
• El margen y los costos del negocio. Van en la economía del cliente: con eso Dashbo calcula el ROAS de equilibrio y el tope de inversión.
• La facturación y la contabilidad. Son datos que cambian todo el tiempo y no describen la relación ni la estrategia.
• Contraseñas, accesos y datos personales. Ni las claves de las cuentas, ni datos de tarjetas, ni listas de compradores con sus teléfonos o correos. Dashbo guarda el material tal como lo subes, así que esto lo cuida tu equipo.

Desde Claude o ChatGPT

Si tu IA está conectada a Dashbo (Claude o ChatGPT), puedes cargar material sin entrar a la app. Dile siempre de qué cliente es y, si no es de hoy, de qué fecha:

• Una reunión: «Guarda esta reunión con [cliente] del 14 de octubre en la memoria de Dashbo», y pega la transcripción.
• Un documento: «Guarda este brief de [cliente] en la memoria de Dashbo», y pega el texto o adjunta el archivo.
• Una sesión de trabajo: el resumen de la conversación, al terminar. Más arriba está cómo pedirlo y qué conviene que diga.
• Un dato suelto: «Anota en la memoria de [cliente] que los cambios de presupuesto los aprueba la gerente de marketing». Queda como una nota, tal cual lo dices.

Antes de guardar, tu IA te pide confirmación. Las reuniones, los documentos y los resúmenes pasan por el mismo proceso que lo que subes desde la app, y en unos minutos ya están disponibles. En ChatGPT, guardar depende de lo que tu plan habilite para los conectores propios.

Revisa: quién y cada cuánto

Con Solo lo comprobado, la opción de siempre, Dashbo deja entrar solo lo que comprobó en tu material. Lo que la cita no respalda, y los riesgos o los temas comerciales, esperan en Revisa a que alguien de tu equipo los apruebe, y mientras esperan tu IA no los ve. Conviene que una persona por cliente pase por Revisa una vez por semana. Con ¿Cuánto aprueba Dashbo solo? eliges cuánto revisas tú: desde Revisas todo hasta Todo de una.

Una rutina para tu equipo

• Al sumar un cliente: el brief, la propuesta y el plan. Lo que no tengas, pídeselo al cliente.
• Después de cada reunión: la transcripción, el mismo día.
• Al cerrar una sesión de trabajo con tu IA que dejó algo: el resumen, con lo que se decidió, lo que se aprendió y lo pendiente.
• Cuando algo cambia (un objetivo, una restricción, quién decide): una nota corta.
• Una vez por semana: pasar por Revisa.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto material hace falta para empezar?

Con el brief y una reunión, tu IA ya tiene una base. No hace falta subir todo de una vez: la memoria se arma con cada reunión.

¿Subo también el material viejo?

Sólo lo que sigue vigente. Si un dato ya aprobado quedó viejo, recházalo en Memoria, en el mismo AI Booster, y tu IA deja de usarlo.

¿Qué pasa si subí algo por error?

Al borrar un documento, Dashbo te pregunta si borras sólo el documento o también lo que sacó de él.

¿Mi cliente ve lo que cargo?

No. Todo es interno de tu agencia, y tu cliente ve en su portal sólo lo que marques para compartir con él.