Portal de clientes: mira quién usa su portal y cómo les habla la IA

Cuando invitas a tus clientes a su portal, la pregunta que sigue es si lo usan. La pantalla Portal de clientes lo responde para todos a la vez: quién le consulta datos a su IA, quién abre los informes que le compartiste, a quién invitaste y nunca entró, y quién dejó de entrar. Debajo, defines cómo le habla la IA a tus clientes.

Está en el menú de la izquierda, en Portal de clientes, si tu plan incluye el portal. No es lo mismo que la pestaña Portal del cliente de cada cliente, donde configuras el portal de ese cliente: eso te lo contamos en Portal del Cliente: comparte tableros, informes y tu IA con cada cliente.

Qué muestra

Arriba, un resumen: cuántos de tus clientes usan el portal, cuántos tienen a alguien invitado y, de esos, cuántos lo están usando, cuántos nunca entraron y cuántos dejaron de entrar. Debajo, dos totales de los últimos 30 días:

• Consultas al chat: lo que tus clientes le pidieron a su IA conectada a Dashbo. No cuenta los pasos que hace la IA para juntar contexto antes de responder, porque no son cosas que tu cliente pidió.
• Ingresos a informes: cada vez que un cliente abrió uno de los informes que le compartiste.

Debajo está la lista de clientes, con un buscador y el orden que elijas. Por defecto, Los que dejaron de usar primero pone arriba a los que necesitan algo de ti.

Qué hacer con cada cliente

Cada cliente tiene un estado, y las tarjetas de estado, con cuántos clientes hay en cada uno, filtran la lista con un clic. Portal apagado y Comparten y no lo ven aparecen sólo cuando algún cliente está en ese estado.

• Activos: usan el portal o su IA.
• Sin actividad: lo usaban y dejaron de entrar. Conviene llamarlos y preguntarles qué pasó.
• Con acceso, sin usar: tienen a alguien invitado que todavía no entró ni hizo consultas. Un recordatorio suele alcanzar.
• Sin usuarios: todavía no invitaste a nadie de ese cliente.
• Portal apagado: el cliente no tiene ningún módulo del portal prendido.
• Comparten y no lo ven: le compartiste informes, pero el módulo de informes está apagado en su portal y nadie los ve. Se prende en la pestaña Portal del cliente de ese cliente.

Haz clic en un cliente para ir a su pestaña Portal del cliente. Al pie, en Uso del portal y del asistente, ves el detalle: cuántas consultas hizo y en qué días, qué le preguntó a su IA, para qué la usa y qué abrió en el portal.

Cómo le habla la IA a tus clientes

Debajo de la lista, en Cómo le habla la IA a tus clientes, defines la voz de tu agencia: el tono y los límites de la IA que le responde a tu cliente cuando la conecta a Dashbo desde su portal. Sirve para que esa IA hable como habla tu equipo y deje en sus manos los temas que prefieren conversar en persona.

• Tono: Cercano, Formal o Ejecutivo (directo, breve y con la conclusión primero), o Sin preferencia.
• Cómo tratar urgencias y problemas: con Normal, la IA comunica los problemas con su urgencia real; con Suavizar, los presenta con calma, sin lenguaje de urgencia ni de error; con Derivar, ante un problema sugiere hablarlo con tu agencia.
• Temas que la IA no debe tratar: hasta 10, por ejemplo «precios de la competencia». Si tu cliente pregunta por uno, la IA le sugiere conversarlo con tu agencia.
• Reglas adicionales: otras indicaciones, de hasta 600 caracteres.
• Aplicar también a la IA de mi equipo: las mismas reglas guían a la IA cuando responde a los usuarios de tu agencia.

La Vista previa muestra cómo recibe la IA estas indicaciones. Haz clic en Guardar: hasta que guardes, la IA sigue con lo anterior. Sólo un administrador de la agencia puede cambiar la voz; el resto del equipo puede verla.

Estas indicaciones se suman a las reglas de Dashbo y nunca las reemplazan: la IA de tu cliente sigue sin poder tocar campañas ni inventar datos.

Preguntas frecuentes

¿Mi cliente sabe que veo sus consultas?

Sí. Se lo decimos en su portal, en la misma pantalla donde conecta su IA: tu agencia ve la pregunta, la fecha y los datos que consultó, para entender qué necesita. No se registran sus credenciales ni sus conversaciones fuera de Dashbo. No compartas ese contenido fuera de tu equipo.

Si el texto de las preguntas está desactivado para tu agencia, ves cuándo consultó, sobre qué y cuánto tardó, pero no lo que escribió.

Ya invité a mi cliente, pero aparece «Con acceso, sin usar»

Quiere decir que la persona tiene acceso al portal y todavía no entró ni le hizo consultas a su IA. Recuérdaselo.

¿Por qué un cliente con consultas no aparece como activo?

Revisa quién hizo esas consultas. En el detalle del cliente, Quién consulta separa las del Usuario del portal de las del Equipo de la agencia: las que hace tu equipo sobre los datos de ese cliente no cuentan como uso del portal.

Un cliente está activo, pero tiene 0 consultas

Su IA se conectó a Dashbo y leyó el contexto del cliente, pero todavía no pidió ningún dato. Suele pasar cuando la conexión quedó a medio configurar: vale la pena preguntarle si le funciona.